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Dans beaucoup d’entreprises, lorsqu’un employé est amené à effectuer de nombreux trajets (pour des déplacements professionnels par exemple), il arrive que la société lui fournisse un véhicule de société. Cela étant, nous n’avons que peu de connaissances sur ces véhicules, à commencer par l’usage exact de ceux-ci. Quelles sont donc les caractéristiques d’un véhicule de société ? Quel est le prix d’une immatriculation d’un tel véhicule ? Cet article permettra d’en savoir plus sur ce type de véhicule et de connaître ses spécificités.
Le véhicule de société, appelé aussi voiture de fonction, est un véhicule dont l’entreprise fait l’acquisition (ou la location) afin de le laisser à la disposition de ses employés. Il peut être utilisé pour le déplacement du personnel, mais aussi pour des fonctions diverses telle que la livraison d’article.
Il y a donc 2 cas à distinguer :
- Les véhicules achetés : il est à la charge de l’entreprise, qui doit assurer et subvenir à tous les frais du véhicule (frais de réparations, d’immatriculation, carburant…)
- Les véhicules loués en LLD (location longue durée) : certains frais peuvent alors être à la charge de la société de location, comme les frais d’immatriculation par exemple en fonction du contrat.
Généralement, la société utilise ce type de véhicule pour permettre à ses employés d’avoir une voiture à disposition pour les déplacements professionnels, et ainsi d’éviter les indemnités kilométriques engendrés lorsqu’un employé se retrouve dans la nécessité d’utiliser sa voiture personnelle.
Il est à souligner que le véhicule de société diffère du véhicule de service, qui à la différence du premier permet l’utilisation du véhicule hors de l’entreprise et du temps de travail.
On retrouve l’abréviation VP ou Dériv-VP sur la carte grise au repère J.1 pour désigner ce genre de véhicule.
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On retrouve l’abréviation VP ou Dériv-VP sur la carte grise au repère J.1 pour désigner ce genre de véhicule.
Les démarches de carte grise s’effectuent désormais en ligne, depuis 2017 les préfectures ne traitant plus physiquement les demandes, il est nécessaire d’avoir recours à des démarches par internet pour toute demande de certificat d’immatriculation, carte grise de véhicule de société comprise bien entendu. Il est par ailleurs possible de passer par un professionnel habilité par le gouvernement pour prendre totalement en charge la totalité des démarches. L’autre solution serait de passer par le site de l’ANTS afin de débuter une procédure pour l’obtention de la carte grise.
Il sera demandé divers documents pour valider la demande d’immatriculation.
Dans un premier temps, il est nécessaire de remplir cette demande datée avec la signature du responsable légal de la société, ainsi que le cachet d’entreprise.
S’ajoutent également l’extrait KBis relativement récent, le certificat de cession du véhicule, et le justificatif du contrôle technique favorable. Ce dernier devra être effectué dans les 6 derniers mois pour être recevable.
Les autres documents demandés sont listés dans la partie suivante.
Les documents nécessaires à l’obtention de la carte grise au nom de la société sont :
- La demande de certificat d’immatriculation, tamponnée, datée et signée par le responsable légal de la société
- Le certificat de cession, rempli et signé par l’ancien et le nouveau titulaire de la carte grise
- L’ancienne carte grise de la voiture, barrée, signée et datée par le vendeur
- L’original d’un extrait KBis de l’entreprise de moins de 2 ans
- Une copie de pièce d’identité du demandeur (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour)
- Le procès verbal du contrôle technique de moins de 6 mois si le véhicule a plus de 4 ans
- Si la procédure est confiée à un professionnel agréé, le formulaire de mandat
Par la suite, après validation du dossier et traitement de la demande, la société obtient une carte grise provisoire qui l’autorise à utiliser le véhicule et circuler pendant une période d’un mois, dans l’attente de la réception de la carte grise au nom de l’entreprise (des amendes sont possibles au delà de la validité du certificat provisoire).
Il existe différentes caractéristiques rentrant en compte dans le prix de création d’une nouvelle carte grise. Il y a en effet plusieurs types de taxes :
Tout d’abord, la première taxe est la taxe régionale Y1. Celle ci est définie selon la région dans laquelle l’immatriculation est effectuée, ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
La seconde taxe Y2 est une taxe qui concerne le poids du véhicule. Lorsque le poids total autorisé en charge (PTAC) excède un certain seuil, des taxes peuvent s’ajouter dans le prix final.
La taxe Y3 est calculée selon le taux d’émission de CO2 par le véhicule, elle ne s’applique donc pas aux véhicules neufs qui doivent respecter des normes strictes concernant la pollution.
La quatrième et la cinquième taxe, Y4 et Y5, sont les taxes de frais de gestion et d’envoi de la carte grise.
L’ensemble des taxes apparaît sur le certificat d’immatriculation dans la rubrique Y6.
Aussi, il existe également une taxe sur les véhicules de société (TVS) qui est appliquée chaque année aux véhicules de fonction circulant en France. Elle est basée sur le taux d’émission de CO2 du véhicule.
Dans certains cas, la société décide de procéder à un changement de raison sociale. Elle doit alors se procurer une nouvelle carte grise.
Si le numéro SIREN de la société reste identique au précédent, le prix d’une nouvelle carte grise est égal à la taxe fixe au taux unitaire, ou le prix d’un cheval fiscal. En revanche, si le numéro SIREN est amené à changer par la fusion avec d’autres sociétés, créant ainsi une nouvelle société, cela est considéré comme un changement de propriétaire.Il faudra alors passer par un changement de propriétaire et constituer un dossier en vue d’une telle démarche.
Dès que le changement de raison sociale est effectué, le propriétaire a 30 jours pour le signaler à la préfecture. Cette démarche est indispensable après la mise à jour de la carte grise, le propriétaire de la voiture peut être sanctionné si la proclamation à la préfecture n’est pas déclarée.
Pour un changement de raison sociale, le prix à payer sera le même.
Concernant les documents nécessaires, il vous faudra obtenir une demande d’immatriculation d’un véhicule Cerfa, ainsi qu’un contrôle technique valide (si véhicule de plus de 4 ans) et un extrait KBis de moins de 2 ans.
L’insertion au journal d’annonces légales sans la mention « création d’un être moral nouveau » est également indispensable.
Pour un changement d’adresse, la démarche à suivre est la même que pour le changement d’adresse d’une carte grise de voiture de particulier. Vous pouvez ainsi retrouver notre article sur le changement d’adresse de carte grise pour particulier ici (lien à insérer).
Questions fréquentes
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