Au même titre qu’un véhicule particulier, les véhicules de société doivent disposer d’un certificat d’immatriculation pour être autorisés à circuler. En tant que gérant d’une entreprise, vous êtes donc tenu de vous assurer que chacun de vos véhicules de société possède bien de sa propre carte grise, qu’il s’agisse d’une voiture, d’un deux-roues ou encore d’un engin agricole. En cas de perte, de vol ou de détérioration du certificat d’un véhicule d’entreprise, il est essentiel d’effectuer une demande de duplicata auprès de l’administration dans les meilleurs délais. Mais pour cela, vous pouvez être amené à vous procurer la fiche d’identification d’un véhicule, un document administratif qui peut, dans certains cas, remplacer le certificat d’immatriculation.
Fiche d’identification d’un véhicule de société : définition
Délivrée par le Ministère de l’Intérieur, la fiche d’identification d’un véhicule, ou FIV, est un document officiel qui comporte toutes les caractéristiques techniques d’un véhicule. Que ce soit pour une voiture personnelle ou un véhicule de société, la FIV a pour objectif d’identifier avec précision le véhicule, notamment en cas d’absence du certificat d’immatriculation. À l’inverse de la carte grise, la fiche d’identité n’autorise pas la mise en circulation du véhicule. Elle vous permet seulement de pouvoir effectuer certaines démarches administratives, telles que notamment la demande de duplicata d’un certificat d’immatriculation pour un véhicule de société.
Dans quels cas peut-on avoir besoin de la fiche d’identification d’un véhicule de société ?
Le rôle de la fiche d’identification d’un véhicule de société consiste à remplacer le certificat d’immatriculation lorsque celui-ci ne peut être présenté. Vous pouvez donc être amené à effectuer une demande de FIV lorsque la carte grise de votre véhicule professionnel a été perdue, volée, détériorée ou fait l’objet d’un retrait. Il existe 3 situations différentes rendant nécessaire l’obtention d’une fiche d’identité d’un véhicule d’entreprise.
Pour présenter une voiture de société au contrôle technique sans carte grise
Comme n’importe quel autre véhicule, les véhicules utilisés à des fins professionnelles doivent disposer de leur propre certificat d’immatriculation, plus connu sous le nom de carte grise. Lorsque ce document n’est plus en mesure d’être présenté, parce qu’il a été égaré ou abîmé notamment, il est nécessaire de se procurer un duplicata de certificat d’immatriculation. Cependant, l’attribution d’un duplicata de carte grise ne peut vous être accordée que si le véhicule concerné dispose d’un contrôle technique en cours de validité, en sachant que le certificat d’immatriculation fait partie des pièces obligatoires à fournir lors d’un contrôle technique. Pour sortir de cette impasse, il est donc nécessaire d’obtenir la fiche d’identification du véhicule qui vous permettra de passer le contrôle technique, et effectuer par la suite une demande de duplicata de carte grise.
Pour exporter un véhicule de société endommagé dont la carte grise a été retirée
Pour qu’une société puisse exporter un véhicule d’occasion endommagé dont la carte grise a été saisie, perdue ou volée, il est nécessaire de faire une demande de fiche d’identification de véhicule auprès de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés.
Pour faire immatriculer une voiture de société achetée aux enchères
Les véhicules vendus aux enchères ou par le service des domaines ne disposent pas toujours de leur certificat d’immatriculation. Lorsqu’un chef d’entreprise souhaite acquérir ce genre de véhicule, il lui incombe donc de se procurer une fiche d’identification afin de pouvoir effectuer une demande de carte grise au nom de la société.
Qui peut effectuer une demande de FIV pour un véhicule de société ?
L’ensemble des démarches relatives à l’immatriculation d’un véhicule professionnel doit être réalisé par le responsable légal de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une personne morale ou physique. Lui-seul est donc habilité à effectuer une demande de FIV. Cette démarche peut toutefois être réalisée par un tiers, à condition que le responsable légal de la société ait officiellement mandaté cette personne par le biais du formulaire Cerfa n°13757*03. La personne mandatée peut être l’un des salariés de l’entreprise ou encore un membre de l’entourage du responsable légal, mais également un professionnel habilité par le Ministère de l’Intérieur.
Comment obtenir la fiche d’identification d’un véhicule de société ?
Depuis le Plan préfectures nouvelle génération de 2017 qui vise à simplifier les démarches administratives, il n’est plus possible de se rendre à la préfecture pour réaliser les formalités relatives à l’immatriculation des véhicules. Pour effectuer la demande de FIV pour un véhicule de société, vous pouvez effectuez une demande de fiche d'identification de société en ligne :
- rendez-vous dans la rubrique " Demande de fiche d'identification de véhicule " dans le menu déroulant
- remplissez les champs nécessaires et soumettez les pièces justificatives requises au format numérique
- Une fois la procédure validée, la fiche d’identification du véhicule est disponible dans votre espace personnel
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