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L'extrait Kbis revêt une grande importance pour toute entreprise. En effet, ce document officiel prouve qu'une société est inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Dès que vous postulez à un appel d'offres public, vous devez fournir cet acte. Il en va de même dans le cadre d’une démarche administrative carte grise où il est indispensable de fournir un extrait Kbis aux services d’immatriculation. Aussi, que représente l’extrait Kbis ? Dans quelles situations est-il obligatoire de présenter un extrait Kbis pour l’obtention d’un certificat d’immatriculation ?
Pour toute démarche administrative carte grise initiée par une personne morale, l'extrait Kbis récent et à jour sera demandé. Ce document officiel, contenant toutes les informations et caractéristiques de la société, sert également à justifier le statut juridique de l'établissement et est donc indispensable quelque soit la procédure administrative relative à l'entreprise.
✅ Un extrait Kbis est un document officiel délivré par le registre du commerce et des sociétés (RCS), attestant de l'existence juridique et des informations légales d'une entreprise.
✅ L'extrait Kbis récent et à jour est essentiel à toute démarches administratives initiée par une société, en particulier les formalités carte grise.
❌ L'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) est obligatoire pour les sociétés. L'absence d'extrait Kbis peut entraîner une sanction pénale. Il peut s'agir d'une amende ou d'une peine d'emprisonnement.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis représente la carte d’identité d’une entreprise. C’est un document officiel, contenant toutes les informations et les caractéristiques la concernant, extraites du registre du commerce et des sociétés (RCS). L’extrait Kbis fait office d’attestation de l’existence juridique de l’entreprise, de sa raison sociale (l’identité et l’adresse), ainsi que de son activité.
La demande de l’extrait Kbis s’effectue auprès de l’Infogreffe de façon générale, mais elle peut également être effectuée par un prestataire, en ayant recours à un service en ligne privé tel que notre site dédié. L’extrait Kbis n'a pas de limite de validité, mais précise néanmoins la date de délivrance.
À savoir : Il est recommandé de fournir un extrait Kbis récent lorsqu’il est demandé en qualité de justificatif (notamment dans le cas d’une immatriculation de véhicule).
À quoi sert un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis fait état de tout ce qui caractérise une société et stipule notamment le numéro SIREN (le numéro d’identification de l’entreprise), le greffe d’immatriculation, le code APE (qui représente l’activité principale exercée), la raison sociale de l’entreprise, ou encore la forme juridique de la société. On y retrouve aussi la devise et le montant du capital social investi par l’entreprise, sa date de constitution, mais également des renseignements qui concernent les adresses de l’établissement principal et du siège social.
Enfin, l’extrait Kbis comporte les informations sur le ou les dirigeants de la société, renseignant alors l’identité, la fonction, la date de naissance, le lieu de naissance, l’adresse et la nationalité du ou des dirigeants.
Étant donné que l'objectif du Registre du commerce et des sociétés (RCS) est de rendre les informations contenues dans son registre accessibles au public, n'importe qui peut demander et obtenir l'extrait Kbis d'une entreprise auprès du bureau local du RCS.
Avant d'accepter une lettre de crédit, un contrat ou un prêt, un fournisseur, une banque ou une organisation peut demander votre extrait K-bis. Sinon, vous devez utiliser vos informations SIRET / SIREN qui contiennent votre numéro d'enregistrement d'entreprise.
Pour une société commerciale, l'absence d'extrait Kbis peut entraîner une sanction pénale. Il peut s'agir d'une amende ou d'une peine d'emprisonnement.
Dès lors qu'une société est enregistrée, elle aura besoin de son extrait Kbis pour réaliser des actes juridiques et civils. Certaines démarches importantes nécessitent aussi la présentation de ce document. On cite notamment :
- l'installation d'une ligne téléphonique,
- la souscription d'abonnement internet,
- la constitution d'un dossier fournisseur ou acheteur,
- la souscription à un leasing automobile,
- le justificatif auprès de Pôle Emploi.
Qui est concerné par l'extrait Kbis à jour ?
L'extrait Kbis concerne essentiellement les entreprises qui exercent une activité commerciale. L'entrepreneur en question peut être une personne physique ou morale.
L'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) est obligatoire pour les sociétés commerciales. Pour être enregistrée au Registre du commerce et des sociétés, l'entreprise doit demander l'extrait Kbis. Il faut aussi qu'elle remplisse les conditions nécessaires pour obtenir ce document. Parmi les sociétés commerciales les plus courantes, il y a :
- la société à responsabilité limitée,
- la société anonyme.
La société à responsabilité limitée (SARL)
La SARL est l'équivalent d'une société à responsabilité limitée. Ce statut convient surtout aux petites et aux moyennes entreprises, car il est relativement facile à incorporer, à gérer et à exploiter. Si vous adoptez cette forme juridique, l'extrait Kbis sera obligatoire. Par ailleurs, vous devrez inscrire votre société au Registre du Commerce et des Sociétés.
La société anonyme (SA)
Une SA convient surtout aux entreprises à fort potentiel d'expansion, d'investissement et de profit. Pour valider l'existence d'une SA, il est impératif, voire obligatoire de l'immatriculer au Registre du commerce et des sociétés.
Outre la SARL et la SA, il existe aussi d'autres formes juridiques de société commerciale. On peut citer :
- l'EURL,
- la SELARL,
- la SAS,
- la SNC.
Toutes ces structures sans exception doivent disposer d'un extrait Kbis.
Dans quels cas a t-on besoin d’un extrait Kbis pour obtenir une carte grise ?
Plusieurs situations nécessitent la délivrance d'un extrait Kbis lors d’une immatriculation. Le Kbis indique l’implication d’une personne morale ou d’une société. On peut donc distinguer trois cas :
- la vente d’un véhicule entre un particulier et un professionnel,
- l’immatriculation d’une voiture de société,
- la vente d’un véhicule entre deux professionnels de l’automobile.
Cas de l’achat d’un véhicule entre deux professionnels de l’automobile
Lorsque deux professionnels appartenant au secteur de l’automobile sont les deux parties d’une transaction de véhicule, il s’agit généralement d’une vente dans le cadre d’un achat / revente du véhicule, c’est à dire que le professionnel achetant le véhicule aura pour but de le revendre à un autre professionnel ou à un particulier (ex : principe des concessionnaires automobiles).
Dans ce cas, on parle d’ailleurs d’une déclaration d’achat, les professionnels ayant alors accès à une procédure dédiée à ce genre de transaction pour simplifier leurs démarches.
L’extrait Kbis des deux sociétés sera alors demandé afin d’accomplir l’enregistrement de l’achat dans le Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV).
Cas d’une vente entre particuliers et professionnels
C’est le cas courant d’une vente de véhicule. La majorité des transactions de véhicules s’effectuent entre particuliers, et il arrive fréquemment qu’une vente de véhicule ait lieu entre un particulier, une personne physique, et une société, une personne morale.
Lorsqu’une société vend son véhicule, elle doit présenter son extrait Kbis pour effectuer la déclaration de cession du véhicule. Lorsqu’une société achète un véhicule à un particulier, elle aura besoin de l’extrait Kbis afin de procéder à l’immatriculation suite à la vente.
À noter : La transaction peut également avoir lieu entre deux entreprises ne venant pas du secteur automobile, ce qui implique alors les mêmes démarches que face à un particulier.
Cas d’une immatriculation de véhicule de société
Couramment, les sociétés nécessitant le déplacement du personnel ou le transport de marchandises, disposent de voitures de sociétés afin de permettre ces actions au sein de l’entreprise. Dès lors, la société doit effectuer une demande de certificat d’immatriculation au nom de la société, signée et datée par le responsable légal de celle-ci, en ajoutant l’extrait Kbis et un certificat de cession à la demande.
Il est possible également que le gérant de la société souhaite introduire sa propre voiture personnelle au sein du patrimoine de l’entreprise, impliquant alors l’immatriculation au nom de la société, et ainsi de joindre l’extrait Kbis pour obtenir la carte grise.
Quels sont les autres documents à joindre en plus du Kbis pour faire sa carte grise ?
Obtenir la carte grise au nom d’une société (cas où l’extrait Kbis est requis) nécessite plusieurs documents en complément :
- L’original d’un extrait Kbis de l’entreprise récent (il est demandé dans les démarches d’immatriculation que le Kbis soit daté de moins de 2 ans depuis la date d’émission)
- L’ancien certificat d’immatriculation du véhicule, barré signé et daté par le vendeur et comportant la mention « vendu le » (ainsi que le cachet de l’entreprise si le vendeur est une personne morale)
- La demande de certificat d’immatriculation du véhicule (Cerfa 13750), datée et signée par le représentant légal de la société, ainsi que le tampon de l’entreprise
- Le certificat de cession, daté et signé par l’ancien propriétaire du véhicule et par le représentant légal de la société (ainsi que tamponné)
- Une copie de la pièce d’identité du responsable légal de l’entreprise (une copie de la carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour) en cours de validité
- Le procès verbal du contrôle technique du véhicule, datant de moins de 6 mois (cela n’est pas nécessaire si le véhicule a moins de 4 ans)
- Une preuve de paiement de la carte grise (par un chèque adressé à l’ordre public)
- Si la société concernée décide de passer par un prestataire habilité pour effectuer les démarches d’immatriculation, un mandat d'immatriculation sera également demandé (avec signature et tampon)
À savoir : Un certificat provisoire d’immatriculation sera remis à l’issue de la demande si la carte grise précédente date d’avant 2009, année durant laquelle les immatriculations ont changé de format.
Vos questions fréquentes
Quel document peut remplacer l'extrait Kbis ?
La fiche INSEE peut éventuellement suffire dans certains cas pour justifier le statut d'une société (le plus souvent utilisée pour les micro-entreprises, entrepreneurs individuels).
Cependant, ce document n'a pas la même valeur juridique que l'extrait Kbis et ne s'y substitue pas.
Comment obtenir un Kbis en ligne gratuit pour effectuer mon changement de carte grise ?
En règle générale, pour obtenir un extrait Kbis, vous devez :
- soit en faire la demande en ligne ;
- soit vous adresser au greffe du tribunal du commerce dont dépend votre entreprise.
Les départements Alsace-Moselle, Guadeloupe, La Martinique et Guyane font exception. En effet, toute démarche d'obtention de l'extrait Kbis se fera auprès de la chambre commerciale du tribunal.
Pour obtenir l'extrait Kbis de votre entreprise ou d'une autre entreprise, vous aurez besoin de son numéro de SIREN. À défaut, vous pouvez fournir sa dénomination sociale, son nom ou encore son sigle. Précisons que l'extrait Kbis est un document accessible au grand public. Autrement dit, tout le monde peut en faire la demande.
Est-ce que le Kbis peut servir de justificatif de domicile dans le cadre de ma démarche carte grise ?
En effet, qu'il s'agisse d'une déclaration de cession, d'un changement de propriétaire ou encore d'un changement d'adresse, l'extrait Kbis récent servira de justificatif de domiciliation de la société à l'origine de la demande. Pour cette raison, veillez à ce que les informations présentes sur l'extrait Kbis soient bien à jour.
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