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Comment faire une carte grise au nom d'une société ?

Comment changer la carte grise d'un véhicule de société / entreprise ?

Dans beaucoup d’entreprises, lorsqu’un employé est amené à effectuer de nombreux trajets (pour des déplacements professionnels par exemple), il arrive que la société lui fournisse un véhicule de société. Cela étant, nous n’avons que peu de connaissances sur ces véhicules, à commencer par l’usage exact de ceux-ci. Quelles sont donc les caractéristiques d’un véhicule de société ? Quel est le prix d’une immatriculation d’un tel véhicule ? Cet article permettra d’en savoir plus sur ce type de véhicule et de connaître ses spécificités.

Afin de circuler librement et en respectant le code de la route, tous les véhicules doivent être immatriculés. Les véhicules de société en font évidemment partie, au même titre que les véhicules de particuliers. Que ce soit lors de l’achat d’un véhicule par une société, ou pour un changement de statut d’un véhicule personnel au nom d’une société, le changement de propriétaire sur la carte grise est demandé. Quelles sont cependant les procédures à entreprendre lorsque l’on souhaite immatriculer un véhicule de société et mettre sa carte grise à jour ? Quels sont les différents documents à fournir et pour combien peut-on procéder au nouveau certificat d’immatriculation ?


Que représente le véhicule de société ?

Le véhicule de société, appelé aussi voiture de fonction, est un véhicule dont l’entreprise fait l’acquisition (ou la location) afin de le laisser à la disposition de ses employés. Il peut être utilisé pour le déplacement du personnel, mais aussi pour des fonctions diverses telle que la livraison d’article.

Il y a donc 2 cas à distinguer :

  • Les véhicules achetés : il est à la charge de l’entreprise, qui doit assurer et subvenir à tous les frais du véhicule (frais de réparations, d’immatriculation, carburant…)
  • Les véhicules loués en LLD (location longue durée) : certains frais peuvent alors être à la charge de la société de location, comme les frais d’immatriculation par exemple en fonction du contrat.

Généralement, la société utilise ce type de véhicule pour permettre à ses employés d’avoir une voiture à disposition pour les déplacements professionnels, et ainsi d’éviter les indemnités kilométriques engendrés lorsqu’un employé se retrouve dans la nécessité d’utiliser sa voiture personnelle.

Il est à souligner que le véhicule de société diffère du véhicule de service, qui à la différence du premier permet l’utilisation du véhicule hors de l’entreprise et du temps de travail.

On retrouve l’abréviation VP ou Dériv-VP sur la carte grise au repère J.1 pour désigner ce genre de véhicule.

Un véhicule appartenant à une société, naturellement nommé véhicule de société, ou véhicule de fonction, est une voiture dont l’usage est réservée à des fins commerciales. Ce véhicule sert essentiellement au déplacement du personnel de la société, mais aussi pour de la livraison d’articles. Il fait donc partie du patrimoine de l’entreprise.

Il est à distinguer du véhicule de service, qui a les mêmes caractéristiques que le véhicule de société, mais qui est cependant utilisable en dehors des heures de travail par le personnel, y compris les week-ends. A contrario, un véhicule de société est impérativement rendu à la société à la fin de la journée, et son utilisation est limitée exclusivement entre les horaires de travail.

Pour toutes les entreprises, chacune est en droit de choisir librement quels employés recevront ou pourront utiliser une voiture de société. Généralement, les employés recevant un véhicule de société sont les employés des sociétés de consultance, les employés des PME, ou plus largement les employés et cadres qui ont une fonction commerciale. L’usage du véhicule est réservé uniquement au personnel et il est strictement interdit pour une personne ne faisant pas partie de l’entreprise de conduire un tel véhicule.

Les avantages et inconvénients sont à considérer, mais il peut toutefois être très intéressant pour une entreprise d’enregistrer un véhicule dans son patrimoine.

Les avantages

Pour un véhicule de société, l’employé qui l’utilise n’a aucun coût. Toutes les charges comme les frais d’entretien ou de réparation, l’essence, la carte grise et l’assurance sont au frais de l’entreprise. En retour l’employé ne reçoit donc pas d’indemnités kilométriques lors de ses déplacements.

Dans le cas d’une mauvaise conduite entraînant un retrait de points, la faute n’est pas mise sur l’employé mais sur l’entreprise, considérée donc comme responsable de l’infraction, car la carte grise est au nom de la société.

Les inconvénients

Au niveau fiscal, une taxe dite taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) est appliquée annuellement, et il n’est pas possible de récupérer la TVA. De plus, l’amortissement du véhicule est prélevé des résultats de la société.

Aussi, étant donnée que le véhicule de société est restreint à un usage limité, nous pouvons le considérer comme un inconvénient. Seul l’employeur est apte à déterminer les conditions d’utilisation.

Le titulaire du véhicule étant la société, l’inscription sur la carte grise sera indubitablement au nom de l’entreprise en tant que personne morale.

Comment effectuer la demande d’immatriculation en ligne ?

En novembre 2017, l’État a mis en place le Plan Préfecture Nouvelle Génération (PPNG) mettant fin à l’accueil physique en préfecture, tous les guichets de préfectures précédemment dédiés à l’immatriculation étant désormais fermés. Les démarches sont à présent uniquement réalisables en ligne depuis Internet. Il existe deux méthodes permettant d’accomplir les démarches d’immatriculation pour un véhicule de société, vous pouvez effectuer votre demande via un professionnel agréé par le ministère de l’Intérieur, ou en vous rapprochant de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS).

En passant par un site habilité

L’État a décidé d’habiliter plusieurs sociétés suite au PPNG, afin de réduire le nombre de demandes directes sur les sites du gouvernement, et de permettre aux personnes en difficulté dans leur démarche, d’avoir un accompagnement individuel et personnalisé.

Vous pouvez donc choisir de passer par une de ces entreprises, en vous rendant sur leur site, qui vous guidera aisément afin de prendre votre commande. Puis, votre dossier sera analysé et pris en charge à la réception des justificatifs nécessaires pour l’immatriculation de votre véhicule de société. Ces sociétés, disposant d’un accès personnalisé au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV), sont en mesures de vous apporter un traitement rapide des procédures d’immatriculation. Enfin, la carte grise sera éditée et envoyée à l’adresse de la société depuis l’imprimerie nationale.

En passant par le site de l’ANTS

Vous pouvez également effectuer la demande d’immatriculation de votre véhicule de société par vos propres moyens, sur le site de l’ANTS, qui est le site officiel du gouvernement. Vous y trouverez un ensemble de démarches concernant les titres sécurisés, dont les démarches d’immatriculation. Pour un changement de propriétaire sur la carte grise d’un véhicule de société, il faudra auparavant vous créer un compte, ou vous connecter directement grâce à vos identifiants France Connect. Aux termes de vos démarches, le résultat sera identique, vous recevrez le nouveau certificat d’immatriculation par courrier depuis l’imprimerie nationale.

Les démarches de carte grise s’effectuent désormais en ligne, depuis 2017 les préfectures ne traitant plus physiquement les demandes, il est nécessaire d’avoir recours à des démarches par internet pour toute demande de certificat d’immatriculation, carte grise de véhicule de société comprise bien entendu. Il est par ailleurs possible de passer par un professionnel habilité par le gouvernement pour prendre totalement en charge la totalité des démarches. L’autre solution serait de passer par le site de l’ANTS afin de débuter une procédure pour l’obtention de la carte grise.

Il sera demandé divers documents pour valider la demande d’immatriculation.

Dans un premier temps, il est nécessaire de remplir cette demande datée avec la signature du responsable légal de la société, ainsi que le cachet d’entreprise.

S’ajoutent également l’extrait KBis relativement récent, le certificat de cession du véhicule, et le justificatif du contrôle technique favorable. Ce dernier devra être effectué dans les 6 derniers mois pour être recevable. 

Les autres documents demandés sont listés dans la partie suivante.

Quels documents doit-on fournir ?

Pour établir le certificat d’immatriculation pour un véhicule de société, les documents à fournir sont les suivants :

- L’original du formulaire Cerfa de demande d’immatriculation d’un véhicule, rempli et signé par le responsable de la société titulaire, tamponné avec le cachet de la société. (Il faut également cocher la case « Changement de propriétaire » en haut du formulaire).

- L’original du certificat de cession Cerfa (ou de la déclaration d’achat du véhicule si celui-ci est acheté à un garage ou un concessionnaire automobile), rempli et signé par l’ancien titulaire de la carte grise et le responsable de la société qui acquiert le véhicule, avec le cachet de la société.

- La carte grise du véhicule au nom de l’ancien titulaire, barrée, signée et datée (attention, une copie de carte grise n’est pas acceptée, l’originale est indispensable)

- Un extrait Kbis de la société récent (de moins de 2 ans), le nom du responsable de la société remplissant les documents doit apparaître dans l’extrait

- Une copie de la pièce d’identité en cours de validité du responsable de la société (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour sont acceptés)

- Une copie de l’attestation d’assurance du véhicule ou de la carte verte en cours de validité

- Une copie récente du procès verbal favorable du contrôle technique du véhicule (moins de 6 mois). Si le véhicule a moins de 4 ans, le contrôle technique est dispensable.

A la réception de votre dossier, celui-ci sera vérifié, puis traité s’il est complet. Vous recevrez ensuite le nouveau certificat d’immatriculation par voie postale à l’adresse indiquée sur l’extrait Kbis joint.

Les documents nécessaires à l’obtention de la carte grise au nom de la société sont :

  • La demande de certificat d’immatriculation, tamponnée, datée et signée par le responsable légal de la société
  • Le certificat de cession, rempli et signé par l’ancien et le nouveau titulaire de la carte grise
  • L’ancienne carte grise de la voiture, barrée, signée et datée par le vendeur
  • L’original d’un extrait KBis de l’entreprise de moins de 2 ans
  • Une copie de pièce d’identité du demandeur (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour)
  • Le procès verbal du contrôle technique de moins de 6 mois si le véhicule a plus de 4 ans
  • Si la procédure est confiée à un professionnel agréé, le formulaire de mandat

Par la suite, après validation du dossier et traitement de la demande, la société obtient une carte grise provisoire qui l’autorise à utiliser le véhicule et circuler pendant une période d’un mois, dans l’attente de la réception de la carte grise au nom de l’entreprise (des amendes sont possibles au delà de la validité du certificat provisoire).

 

Combien coûte la carte grise d'un véhicule de société ?

Pour un véhicule de société, la situation est identique que lors de la vente de particulier à particulier, le prix de la carte grise est cependant pris en charge par la société.

Le coût du certificat d’immatriculation dépend de plusieurs taxes :

- La taxe Y1, taxe régionale, qui est définie par le nombre de chevaux fiscaux, et selon la région dans laquelle le véhicule est immatriculé (chaque région possède son propre prix unitaire du cheval fiscal)

- La taxe Y2, taxe qui est définie selon le poids du véhicule, sert également au développement de l’action des formations professionnelles

- La taxe Y3, taxe de pollution, qui est définie selon la proportion d’émission de CO2, soumise afin d’inciter à l’utilisation de véhicules propres (peu ou pas polluants). Les véhicules de fonction neufs ne sont pas soumis à cette taxe, mais doivent tout de même s’acquitter de l’écotaxe

- La taxe Y4, taxe de frais de gestion, qui est une taxe forfaitaire fixe s’élevant à 4 euros

- La taxe Y5, taxe de livraison, qui représente les frais d’acheminement du document et qui s’élève à 2,76 euros

Toutes ces taxes cumulées forment la taxe Y6, représentant le coût total des taxes fiscales de la carte grise du véhicule de société.

Il existe différentes caractéristiques rentrant en compte dans le prix de création d’une nouvelle carte grise. Il y a en effet plusieurs types de taxes :

Tout d’abord, la première taxe est la taxe régionale Y1. Celle ci est définie selon la région dans laquelle l’immatriculation est effectuée, ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

La seconde taxe Y2 est une taxe qui concerne le poids du véhicule. Lorsque le poids total autorisé en charge (PTAC) excède un certain seuil, des taxes peuvent s’ajouter dans le prix final.

La taxe Y3 est calculée selon le taux d’émission de CO2 par le véhicule, elle ne s’applique donc pas aux véhicules neufs qui doivent respecter des normes strictes concernant la pollution.

La quatrième et la cinquième taxe, Y4 et Y5, sont les taxes de frais de gestion et d’envoi de la carte grise.

L’ensemble des taxes apparaît sur le certificat d’immatriculation dans la rubrique Y6.

Aussi, il existe également une taxe sur les véhicules de société (TVS) qui est appliquée chaque année aux véhicules de fonction circulant en France. Elle est basée sur le taux d’émission de CO2 du véhicule.

Doit-on déclarer un changement d’adresse ou de raison sociale de l’entreprise sur la carte grise ?

Dans certains cas, la société décide de procéder à un changement de raison sociale. Elle doit alors se procurer une nouvelle carte grise. 

Si le numéro SIREN de la société reste identique au précédent, le prix d’une nouvelle carte grise est égal à la taxe fixe au taux unitaire, ou le prix d’un cheval fiscal. En revanche, si le numéro SIREN est amené à changer par la fusion avec d’autres sociétés, créant ainsi une nouvelle société, cela est considéré comme un changement de propriétaire.Il faudra alors passer par un changement de propriétaire et constituer un dossier en vue d’une telle démarche. 

Dès que le changement de raison sociale est effectué, le propriétaire a 30 jours pour le signaler à la préfecture. Cette démarche est indispensable après la mise à jour de la carte grise, le propriétaire de la voiture peut être sanctionné si la proclamation à la préfecture n’est pas déclarée. 

Pour un changement de raison sociale, le prix à payer sera le même.

Concernant les documents nécessaires, il vous faudra obtenir une demande d’immatriculation d’un véhicule Cerfa, ainsi qu’un contrôle technique valide (si véhicule de plus de 4 ans) et un extrait KBis de moins de 2 ans. 

L’insertion au journal d’annonces légales sans la mention « création d’un être moral nouveau » est également indispensable.

Pour un changement d’adresse, la démarche à suivre est la même que pour le changement d’adresse d’une carte grise de voiture de particulier. Vous pouvez ainsi retrouver notre article sur le changement d’adresse de carte grise pour particulier ici (lien à insérer).

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