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Comment changer la carte grise d'un véhicule de société / entreprise ?

Changer la carte grise d'un véhicule de société (entreprise)
Changer le titulaire d'une carte grise

Que ce soit lors de l’achat d’un véhicule par une société, ou pour un changement de statut d’un véhicule personnel au nom d’une société, le changement de propriétaire sur la carte grise est demandé. Quelles sont cependant les procédures à entreprendre lorsque l’on souhaite immatriculer un véhicule de société et mettre sa carte grise à jour ?

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1. Le véhicule de société, qu'est ce que c'est ?

2. Quelles sont les démarches à effectuer pour obtenir la carte grise d’un véhicule de société ?

3. Les documents à fournir pour obtenir le certificat d'immatriculation

4. Combien coûte la carte grise d'un véhicule de société ?

5. Doit-on déclarer un changement d'adresse ou de raison sociale ?

6 - L'obligation de déclarer le changement de titulaire d'une carte grise pour une société
7 - Le changement de raison sociale sur la carte grise
8 - Les justificatifs pour un changement titulaire carte grise pour une société / entreprise
9 - Carte grise au nom d'une société, ANTS : l'envoi des justificatifs
10 - Le cas particulier des véhicules de société en leasing

Dans beaucoup d’entreprises, lorsqu’un employé est amené à effectuer de nombreux trajets (pour des déplacements professionnels par exemple), il arrive que la société lui fournisse un véhicule de société. Cela étant, nous n’avons que peu de connaissances sur ces véhicules, à commencer par l’usage exact de ceux-ci. Quelles sont donc les caractéristiques d’un véhicule de société ? Quel est le prix d’une immatriculation d’un tel véhicule ? Cet article permettra d’en savoir plus sur ce type de véhicule et de connaître ses spécificités.

Afin de circuler librement et en respectant le code de la route, tous les véhicules doivent être immatriculés. Les véhicules de société en font évidemment partie, au même titre que les véhicules de particuliers. Quels sont les différents documents à fournir et pour combien peut-on procéder au nouveau certificat d’immatriculation ?

Plus de 900.000 véhicules particuliers et d'utilitaires ont été immatriculés par les entreprises en 2009, en France. Ces véhicules sont parfois amenés à changer de propriétaire, en cas de cession, en cas de fusion-absorption, en cas de création d'une filiale, en cas de changement de nom de la société etc. Il est alors obligatoire de modifier le titulaire de la carte grise.

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Que représente le véhicule de société ?

Le véhicule de société, appelé aussi voiture de fonction, est un véhicule dont l’entreprise fait l’acquisition (ou la location) afin de le laisser à la disposition de ses employés. Il peut être utilisé pour le déplacement du personnel, mais aussi pour des fonctions diverses telle que la livraison d’article.

Il y a donc 2 cas à distinguer :

  • Les véhicules achetés : il est à la charge de l’entreprise, qui doit assurer et subvenir à tous les frais du véhicule (frais de réparations, d’immatriculation, carburant…)
  • Les véhicules loués en LLD (location longue durée) : certains frais peuvent alors être à la charge de la société de location, comme les frais d’immatriculation par exemple en fonction du contrat. contrat à un nouveau locataire.

Généralement, la société utilise ce type de véhicule pour permettre à ses employés d’avoir une voiture à disposition pour les déplacements professionnels, et ainsi d’éviter les indemnités kilométriques engendrés lorsqu’un employé se retrouve dans la nécessité d’utiliser sa voiture personnelle.

Il est à souligner que le véhicule de société diffère du véhicule de service, qui à la différence du premier permet l’utilisation du véhicule hors de l’entreprise et du temps de travail.

On retrouve l’abréviation VP ou Dériv-VP sur la carte grise au repère J.1 pour désigner ce genre de véhicule.

Un véhicule appartenant à une société, naturellement nommé véhicule de société, ou véhicule de fonction, est une voiture dont l’usage est réservée à des fins commerciales. Ce véhicule sert essentiellement au déplacement du personnel de la société, mais aussi pour de la livraison d’articles. Il fait donc partie du patrimoine de l’entreprise.

Il est à distinguer du véhicule de service, qui a les mêmes caractéristiques que le véhicule de société, mais qui est cependant utilisable en dehors des heures de travail par le personnel, y compris les week-ends. A contrario, un véhicule de société est impérativement rendu à la société à la fin de la journée, et son utilisation est limitée exclusivement entre les horaires de travail.

Pour toutes les entreprises, chacune est en droit de choisir librement quels employés recevront ou pourront utiliser une voiture de société. Généralement, les employés recevant un véhicule de société sont les employés des sociétés de consultance, les employés des PME, ou plus largement les employés et cadres qui ont une fonction commerciale. L’usage du véhicule est réservé uniquement au personnel et il est strictement interdit pour une personne ne faisant pas partie de l’entreprise de conduire un tel véhicule.

Les avantages et inconvénients sont à considérer, mais il peut toutefois être très intéressant pour une entreprise d’enregistrer un véhicule dans son patrimoine.

Les avantages

Pour un véhicule de société, l’employé qui l’utilise n’a aucun coût. Toutes les charges comme les frais d’entretien ou de réparation, l’essence, la carte grise et l’assurance sont au frais de l’entreprise. En retour l’employé ne reçoit donc pas d’indemnités kilométriques lors de ses déplacements.

Dans le cas d’une mauvaise conduite entraînant un retrait de points, la faute n’est pas mise sur l’employé mais sur l’entreprise, considérée donc comme responsable de l’infraction, car la carte grise est au nom de la société.

Les inconvénients

Au niveau fiscal, une taxe dite taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) est appliquée annuellement, et il n’est pas possible de récupérer la TVA. De plus, l’amortissement du véhicule est prélevé des résultats de la société.

Aussi, étant donnée que le véhicule de société est restreint à un usage limité, nous pouvons le considérer comme un inconvénient. Seul l’employeur est apte à déterminer les conditions d’utilisation.

Le titulaire du véhicule étant la société, l’inscription sur la carte grise sera indubitablement au nom de l’entreprise en tant que personne morale.

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Comment effectuer la demande d’immatriculation en ligne ?

En novembre 2017, l’État a mis en place le Plan Préfecture Nouvelle Génération (PPNG) mettant fin à l’accueil physique en préfecture, tous les guichets de préfectures précédemment dédiés à l’immatriculation étant désormais fermés. Les démarches sont à présent uniquement réalisables en ligne depuis Internet. Il existe deux méthodes permettant d’accomplir les démarches d’immatriculation pour un véhicule de société, vous pouvez effectuer votre demande via un professionnel agréé par le ministère de l’Intérieur, ou en vous rapprochant de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS).

L’État a décidé d’habiliter plusieurs sociétés suite au PPNG, afin de réduire le nombre de demandes directes sur les sites du gouvernement, et de permettre aux personnes en difficulté dans leur démarche, d’avoir un accompagnement individuel et personnalisé.

Vous pouvez donc choisir de passer par une de ces entreprises, en vous rendant sur leur site, qui vous guidera aisément afin de prendre votre commande. Puis, votre dossier sera analysé et pris en charge à la réception des justificatifs nécessaires pour l’immatriculation de votre véhicule de société. Ces sociétés, disposant d’un accès personnalisé au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV), sont en mesures de vous apporter un traitement rapide des procédures d’immatriculation. Enfin, la carte grise sera éditée et envoyée à l’adresse de la société depuis l’imprimerie nationale.

Vous pouvez également effectuer la demande d’immatriculation de votre véhicule de société par vos propres moyens, qui est le site officiel du gouvernement. Vous y trouverez un ensemble de démarches concernant les titres sécurisés, dont les démarches d’immatriculation. Pour un changement de propriétaire sur la carte grise d’un véhicule de société, il faudra auparavant vous créer un compte, ou vous connecter directement grâce à vos identifiants France Connect. Aux termes de vos démarches, le résultat sera identique, vous recevrez le nouveau certificat d’immatriculation par courrier depuis l’imprimerie nationale.

Les démarches de carte grise s’effectuent désormais en ligne, depuis 2017 les préfectures ne traitant plus physiquement les demandes, il est nécessaire d’avoir recours à des démarches par internet pour toute demande de certificat d’immatriculation, carte grise de véhicule de société comprise bien entendu. Il est par ailleurs possible de passer par un professionnel habilité par le gouvernement pour prendre totalement en charge la totalité des démarches. L’autre solution serait de passer par le site de l’ANTS afin de débuter une procédure pour l’obtention de la carte grise.

Il sera demandé divers documents pour valider la demande d’immatriculation.

Dans un premier temps, il est nécessaire de remplir cette demande datée avec la signature du responsable légal de la société, ainsi que le cachet d’entreprise.

S’ajoutent également l’extrait KBis relativement récent, le certificat de cession du véhicule, et le justificatif du contrôle technique favorable. Ce dernier devra être effectué dans les 6 derniers mois pour être recevable. 

Les autres documents demandés sont listés dans la partie suivante.

changement carte grise véhicule de société / entreprise

Quels documents doit-on fournir ?

Pour établir le certificat d’immatriculation pour un véhicule de société, les documents à fournir sont les suivants :

  • L’original du formulaire Cerfa de demande d’immatriculation d’un véhicule, rempli et signé par le responsable de la société titulaire, tamponné avec le cachet de la société. (Il faut également cocher la case « Changement de propriétaire » en haut du formulaire).
  • L’original du certificat de cession Cerfa (ou de la déclaration d’achat du véhicule si celui-ci est acheté à un garage ou un concessionnaire automobile), rempli et signé par l’ancien titulaire de la carte grise et le responsable de la société qui acquiert le véhicule, avec le cachet de la société.
  • La carte grise du véhicule au nom de l’ancien titulaire, barrée, signée et datée (attention, une copie de carte grise n’est pas acceptée, l’originale est indispensable)
  • Un extrait Kbis de la société récent (de moins de 2 ans), le nom du responsable de la société remplissant les documents doit apparaître dans l’extrait
  • Une copie de la pièce d’identité en cours de validité du responsable de la société (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour sont acceptés)
  • Une copie de l’attestation d’assurance du véhicule ou de la carte verte en cours de validité
  • Une copie récente du procès verbal favorable du contrôle technique du véhicule (moins de 6 mois). Si le véhicule a moins de 4 ans, le contrôle technique est dispensable.

A la réception de votre dossier, celui-ci sera vérifié, puis traité s’il est complet. Vous recevrez ensuite le nouveau certificat d’immatriculation par voie postale à l’adresse indiquée sur l’extrait Kbis joint.

Les documents nécessaires à l’obtention de la carte grise au nom de la société sont :

  • La demande de certificat d’immatriculation, tamponnée, datée et signée par le responsable légal de la société
  • Le certificat de cession, rempli et signé par l’ancien et le nouveau titulaire de la carte grise
  • L’ancienne carte grise de la voiture, barrée, signée et datée par le vendeur
  • L’original d’un extrait KBis de l’entreprise de moins de 2 ans
  • Une copie de pièce d’identité du demandeur (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour)
  • Le procès verbal du contrôle technique de moins de 6 mois si le véhicule a plus de 4 ans
  • Si la procédure est confiée à un professionnel agréé, le formulaire de mandat

Par la suite, après validation du dossier et traitement de la demande, la société obtient une carte grise provisoire qui l’autorise à utiliser le véhicule et circuler pendant une période d’un mois, dans l’attente de la réception de la carte grise au nom de l’entreprise (des amendes sont possibles au delà de la validité du certificat provisoire).

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Combien coûte la carte grise d'un véhicule de société ?

Pour un véhicule de société, la situation est identique que lors de la vente de particulier à particulier, le prix de la carte grise est cependant pris en charge par la société.

Le coût du certificat d’immatriculation dépend de plusieurs taxes :

  • La taxe Y1, taxe régionale, qui est définie par le nombre de chevaux fiscaux, et selon la région dans laquelle le véhicule est immatriculé (chaque région possède son propre prix unitaire du cheval fiscal)
  • La taxe Y2, taxe qui est définie selon le poids du véhicule, sert également au développement de l’action des formations professionnelles
  • La taxe Y3, taxe de pollution, qui est définie selon la proportion d’émission de CO2, soumise afin d’inciter à l’utilisation de véhicules propres (peu ou pas polluants). Les véhicules de fonction neufs ne sont pas soumis à cette taxe, mais doivent tout de même s’acquitter de l’écotaxe
  • La taxe Y4, taxe de frais de gestion, qui est une taxe forfaitaire fixe s’élevant à 4 euros
  • La taxe Y5, taxe de livraison, qui représente les frais d’acheminement du document et qui s’élève à 2,76 euros

Toutes ces taxes cumulées forment la taxe Y6, représentant le coût total des taxes fiscales de la carte grise du véhicule de société.

Il existe différentes caractéristiques rentrant en compte dans le prix de création d’une nouvelle carte grise. Il y a en effet plusieurs types de taxes :

Tout d’abord, la première taxe est la taxe régionale Y1. Celle ci est définie selon la région dans laquelle l’immatriculation est effectuée, ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

La seconde taxe Y2 est une taxe qui concerne le poids du véhicule. Lorsque le poids total autorisé en charge (PTAC) excède un certain seuil, des taxes peuvent s’ajouter dans le prix final.

La taxe Y3 est calculée selon le taux d’émission de CO2 par le véhicule, elle ne s’applique donc pas aux véhicules neufs qui doivent respecter des normes strictes concernant la pollution.

La quatrième et la cinquième taxe, Y4 et Y5, sont les taxes de frais de gestion et d’envoi de la carte grise.

L’ensemble des taxes apparaît sur le certificat d’immatriculation dans la rubrique Y6.

Aussi, il existe également une taxe sur les véhicules de société (TVS) qui est appliquée chaque année aux véhicules de fonction circulant en France. Elle est basée sur le taux d’émission de CO2 du véhicule.

Doit-on déclarer un changement d’adresse ou de raison sociale de l’entreprise sur la carte grise ?

Dans certains cas, la société décide de procéder à un changement de raison sociale. Elle doit alors se procurer une nouvelle carte grise. 

Si le numéro SIREN de la société reste identique au précédent, le prix d’une nouvelle carte grise est égal à la taxe fixe au taux unitaire, ou le prix d’un cheval fiscal. En revanche, si le numéro SIREN est amené à changer par la fusion avec d’autres sociétés, créant ainsi une nouvelle société, cela est considéré comme un changement de propriétaire.Il faudra alors passer par un changement de propriétaire et constituer un dossier en vue d’une telle démarche. 

Dès que le changement de raison sociale est effectué, le propriétaire a 30 jours pour le signaler à la préfecture. Cette démarche est indispensable après la mise à jour de la carte grise, le propriétaire de la voiture peut être sanctionné si la proclamation à la préfecture n’est pas déclarée. 

Pour un changement de raison sociale, le prix à payer sera le même.

Concernant les documents nécessaires, il vous faudra obtenir une demande d’immatriculation d’un véhicule Cerfa, ainsi qu’un contrôle technique valide (si véhicule de plus de 4 ans) et un extrait KBis de moins de 2 ans. 

L’insertion au journal d’annonces légales sans la mention « création d’un être moral nouveau » est également indispensable.

Pour un changement d’adresse, la démarche à suivre est la même que pour le changement d’adresse d’une carte grise de voiture de particulier. Vous pouvez ainsi retrouver notre article sur le changement d’adresse de carte grise pour particulier ici (lien à insérer).

6 - L'obligation de déclarer le changement de titulaire d'une carte grise pour une société

La carte grise aussi nommée certificat d'immatriculation par l'administration permet d'identifier le véhicule mais également son propriétaire (raison sociale de la société et adresse du siège social). En cas de vente ou en cas de modification de la raison sociale de la société, il est donc obligatoire de mettre la carte grise à jour, dans un délai de 30 jours. A défaut, le contrevenant s'expose à une amende forfaitaire de 4ème catégorie d'un montant de 135 €. En revanche, le conducteur du véhicule de société ne risque aucun retrait de point sur son permis de ce fait.

Par ailleurs, il est impossible de vendre, de donner ou de mettre à la casse un véhicule avec une carte grise n'étant pas au nom de son propriétaire.

A noter : la carte grise est obligatoire pour la majorité des engins terrestres à moteur, y compris certains engins de chantier amenés à circuler sur la voie publique, et pour les remorques ayant un poids total charges comprises (PTAC) supérieur à 500 kg.

7 - Le changement de raison sociale sur la carte grise

Au cours de la vie d'une société, d'une entreprise, il est courant que cette dernière change de raison sociale, pour tenir compte de l'évolution de son activité ou pour se démarquer d'un concurrent, par exemple. Il est alors nécessaire d'informer le ministère de l'intérieur de ce changement de nom, en lui communiquant un extrait KBIS pour les sociétés et entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou un extrait D1 pour celles inscrites au Répertoire des Métiers (RM), c'est-à-dire celles ayant une activité artisanale.

Mais, si le changement de raison sociale s'accompagne d'un changement de numéro SIREN (9 chiffres servant d'identifiant à l'entreprise), la procédure pour modifier le titulaire du certificat d'immatriculation est la même, qu'en cas de vente du véhicule. Il s'agit, en effet, de la création d'une nouvelle personnalité morale. Un certificat de cession est alors à compléter et à signer par le représentant légale de l'ancienne société et par celui de la nouvelle (même s'il s'agit de la même personne). Il en est de même si le dirigeant veut faire entrer son véhicule personnel dans le patrimoine de sa société.

8 - Les justificatifs pour un changement titulaire carte grise pour une société / entreprise

En cas d'achat d'un véhicule par une société, celle-ci doit demander une immatriculation à son nom. Un certain nombre de justificatifs sont alors à fournir à l'appui de sa demande :

  • une demande d'immatriculation à effectuer à l'aide du formulaire cerfa 13750,
  • l'extrait KBIS ou l'extrait D1 accompagné du justificatif d'identité en cours de validité du représentant légal de la société,
  • l'ancienne carte grise remise par le vendeur, qui a pris soin de la barrer, de la signer et de mentionner la date et l'heure du transfert de propriété,
  • le PV de contrôle technique pour un engin motorisé de plus de 4 ans devant satisfaire à cette obligation, comme un utilitaire ou une voiture.
A noter : la nouvelle carte grise est envoyée au siège social. En attendant, le véhicule peut circuler en France et en cas de contrôle, le coupon de la carte grise ou le Certificat Provisoire d'Immatriculation (CPI) peut être présenté.

9 - Carte grise au nom d'une société, ANTS : l'envoi des justificatifs

Les démarches pour obtenir une carte grise au nom d'un nouveau titulaire se font en ligne, depuis que le gouvernement a lancé le Plan Préfecture Nouvelle Génération (PPNG). En effet, depuis novembre 2017, les bureaux préfectoraux des immatriculations ne reçoivent plus le public.

Le représentant légal de la société ou l'entrepreneur doit se rendre sur le site internet de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS). Pour plus de facilité, il est également possible de mandater un professionnel habilité, un professionnel ayant des bureaux physiques ou présent uniquement sur le net. Ce professionnel va vérifier les pièces et les télécharger au bon format. Il évite ainsi un rejet éventuel de la demande de changement de titulaire du certificat d'immatriculation. De plus, faire appel à un tiers est un véritable gain de temps pour une société changeant de raison sociale et ayant les cartes grises de toute une flotte de véhicules à mettre à jour.

10 - Le cas particulier des véhicules de société en leasing

Le titulaire de la carte grise du véhicule de société n'est pas toujours le propriétaire dudit véhicule. En effet, la carte grise n'a pas la valeur d'un titre de propriété. Elle précise d'ailleurs au niveau de sa rubrique C4a, si la voiture, la fourgonnette, la pelleteuse...appartient bien à la personne mentionnée en rubrique C1. Ce n'est pas le cas pour un véhicule en leasing, c'est-à-dire un véhicule faisant l'objet d'une Location Longue Durée avec éventuellement une Option d'Achat (LLD ou LOA).

Dans ce cas, la société changeant de raison sociale doit contacter le loueur, qui doit se charger des formalités. De plus, le véhicule ne peut être vendu, sauf à lever préalablement l'option d'achat. En revanche, certains contrats de leasing prévoient la possibilité de transfert du véhicule.

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Questions des usagers

J'ai une entreprise et j'ai 3 véhicules. Je viens de changer l'adresse du siège social. J'ai essayé de faire la démarche en ligne sur votre site mais je ne trouve que la démarche pour les particuliers. Dans l'attente de votre retour. Cordialement. Charles C.

Nous vous invitons à effectuer votre démarche de changement d'adresse carte grise pour vos véhicules professionnels en suivant ce lien
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Habilitation Ministère de l'intérieur n°223233
Agrément Trésor Public n°56282
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